Để sử dụng, bạn vào địa chỉ http://docs.google.com và điền tài khoản và mật khẩu đã đăng ký với Google. Nếu không có tài khoản, bạn có thể chọn Create A new google Account để đăng ký sử dụng.
Sau khi màn hình đăng nhập hoàn tất, bạn có thể sử dụng hầu hết các tính năng cần thiết của một chương trình soạn thảo văn bản trực tuyến. Khi đó, bạn sẽ thấy được những tính năng vượt trội của Google Docs ngay khi sử dụng thông qua ba chức năng chính: Hiệu quả, tiện lợi và chia sẻ cấp cao.
Khai thác tính hiệu quả của Google Docs
• Khung soạn thảo tương thích tốt với Unicode, cho bạn soạn thảo tiếng Việt dễ dàng. Hỗ trợ đầy đủ các tính năng của một chương trình soạn thảo văn bản.
• Chế độ kiểm tra chính tả cho văn bản tiếng Anh.
• Bạn có thể lưu văn bản soạn thảo dưới dạng html, RTF (tương thích với WordPad), PDF (tương thích với chuẩn Acrobat Reader), Word (tương thích Office của Windows), OpenOffice (Tương thích OpenOffice).
• Bạn có thể in trực tiếp ngay trên khung soạn thảo.
• Hỗ trợ tác vụ Find & Replace trong trường hợp cần chỉnh sửa nhiều từ giống nhau.
• Bạn có thể chèn hình ảnh, liên kết, table…
Khai thác tính tiện lợi của Google Docs
Ngoài tính năng soạn thảo trực tuyến, Google Docs còn cho bạn đem tài liệu để chỉnh sửa mọi lúc mọi nơi khi cần. Điều này đã thể hiện tính tiện lợi của Google Docs trong việc lưu trữ các văn bản theo dạng Portable gián tiếp, không cần lưu trữ trên các phương tiện lưu trữ cá nhân cho những tập tin nhỏ gọn.
Để thực hiện, bạn chọn Upload để hiển thị khung Upload A File. Bạn được quyền đưa các tài liệu cá nhân lên lưu trữ với kích thước không quá 500KB cho mỗi tài liệu. Google Docs chấp nhận tài liệu văn bản HTML và text (.txt), Microsoft Word (.doc), Rich Text (.rtf), OpenDocument Text (.odt) and StarOffice (.sxw). Sau khi Upload thành công, bạn dễ dàng thao tác chỉnh sửa trên văn bản khi cần.
Khai thác tính chia sẻ cấp cao trong Google Docs
Với Google Docs, bạn có thể chọn Share now để chia sẻ cho mọi người thông qua email với tác vụ Collaborate.
Để mở rộng hơn trong việc chia sẻ tập tin, bạn có thể thao tác trên menu mở rộng Publish. Tác vụ này cho bạn đem tập tin của mình trên các trang blog cá nhân như www.blogger.com, wordpress.com…
Ngoài ra, để mọi người có thể xem tập tin của mình, bạn có thể nhờ Google gán một đường link về tập tin qua thao tác Publish Document. Khi đó, tài liệu của bạn sẽ có một địa chỉ web cụ thể cho mọi người truy cập và đọc tài liệu khi cần.
Ngoài ra, còn khá nhiều tác vụ tiện ích tại Google Docs. Bạn có thể khám phá khi sử dụng.
Phạm Lê Minh Định
Bình luận (0)